Planning beheren

Algemeen

Om de planningen te beheren navigeer je naar de ‘App Launcher’ (links boven) en zoek je naar “FST – Planning”. Op deze pagina zal je enkele tabs zien staan zoals: “Contacten”, “Planning Home”, “Planning Schema’s”, “Planning”.

Op de “Planning Home” ook wel de home pagina van je app, vind je de grafieken terug die aangeven wat de bezetting is van de gehele opvang, op dag niveau:

Of per leefgroep, op dag-deel niveau:

Alle grafieken worden uitgedrukt in percentages, dus bezetting / capaciteit = bezetting %

Door met je muis te hoveren op de grafiek, zal je meer informatie zien over wat er getoond wordt. Zo kan je met je muis over de dagdelen gaan en zal je de datum zien verschijnen, van de cel waarop je met je muis op dat moment staat (1). Of op de algemene grafiek kan je zien welke opvang groep, welke capaciteit heeft op die dag (2). Of je kan highlighten wat de capaciteit is in de categorie door met je muis te hoveren over de legende (3).

Nieuwe planning maken

Om een nieuwe planning te maken, kan je kiezen voor twee methoden:

Via het kind

Navigeer naar het kind zijn/ haar pagina -> Gerelateerd -> Planning Schema’s

Via Planning Schema’s

Navigeer naar Planning Schema’s, hier zie je een overzicht van alle kinderen hun planning schema’s.

Nieuwe planning schema aanmaken

Klik op “Nieuw” en vul de volgende velden in:

• Naam: Naam van de planning/ schema. bvb Vast Opvangplan
• Leefgroep: Zoek & Selecteer de leefgroep
• Kind: Zoek & Selecteer het kind
• Status: Laat het staan op Draft
• Start: Startdatum van dit schema
• Einde: Einddatum van dit schema
• Speciale kenmerken: Selecteer de momenten waarop u automatisch wil plannen, bijvoorbeeld wilt je dat er automatisch gepland wordt in schoolvakanties? of op studiedagen van scholen?

Klik op Opslaan en Navigeer naar de net aangemaakte record.

Onder Planning Regels, klik op nieuw:

• Start Datum: Niet verplicht als dit gelijk mag zijn aan de start van het schema.
• Eind Datum: zie startdatum
• Periode: Dagdelen waarvoor je een planning wil genereren
• Herhalingsschema: wil je dit wekelijks, tweewekelijks, … herhalen?
• Herhalen op: Dagen waarop je dit schema wil plannen
• Type: Aanmaken om planning te genereren of Verwijderen om een deel van een planning weg te nemen die gegenereerd is door regels die planning aanmaken.

Status van het Planningschema

Wanneer je de planning aan het aanpassen bent zal de status automatisch verspringen naar Draft. Dit omdat de aanpassingen niet standaard doorgevoerd worden. Wanneer jouw aanpassingen “klaar” zijn en je wil zien wat de impact is, kan je deze veranderen naar de status “simulatie”. Dit zal een apparte planning genereren met als type simulatie, maar de huidige planning wordt nog niet aangepast. Wanneer de aanpassingen goedgekeurd zijn, kan je de status aanpassen naar “Actief” en dan zal de planning doorgevoerd worden.

Wanneer een actieve planning aangepast wordt zal de status verspringen naar “Active Draft”, dit wil zeggen dat er een actieve planning ingepland is maar het schema ondertussen is aangepast, maar deze aanpassingen nog niet zijn doorgevoerd of gesimuleerd. Wanneer de aanpassingen klaar zijn kan je deze simuleren door de status “Active Simulatie” te kiezen, dan kan je de aanpassingen zien op de simulatie grafieken, maar zijn ze nog niet doorgevoerd op de “echte” planning. Als ze goedgekeurd zijn kan je de status aanpassen naar “Actief”, dan word de simulatie verwijderd en wordt de planning doorgevoerd. Bij het aanpassen van een actief schema zal er een kopie genomen worden van de versie die actief stond en komt deze onder “Versies” te staan. Zodat je kan bekijken wat er wanneer is aangepast. Er worden tot 5 versies bijgehouden per schema.